商品が破損してバイヤーさんに届いてしまったみたいでして、どのように対応すればいいか分かりません。ダメージレポートというものが必要と聞いたのですが、よく分からないので教えて下さい。
分かりました！この記事で詳しく解説します！
eBayで商品を販売していると時には商品が壊れてバイヤーさんに届いてしまうということが起きてしまいます。この記事では、そのような場合に必要になってくるダメージレポートというものについて詳しく解説させていただきます。また商品破損の対応方法についても詳しく解説します。
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【この記事をオススメしたい人】
・商品が壊れてバイヤーさんに到着してしまった
・商品破損の対応方法が分からない
・ダメージレポートについて知りたい
商品が破損して届いてしまうとはどういうこと？
国内の物販と異なり、海外輸出となると配送がそこまで丁寧ではないので、梱包した商品が雑に扱われてバイヤーさんに配送されることが多々あります。
日本では絶対に考えられないような配達のされ方をされることがあります。
これは心配になりますね…
上記の動画のような配達のされ方をすると商品が破損してしまう確率は高くなります。特に家電や音響、ゲームのような電子機器がメインのカテゴリを扱っているセラーさんは、eBayを運営をしていたら必ず梱包トラブルに遭遇すると思います。
商品の破損を予防する方法
実際に商品の破損を予防する方法としまして、梱包を頑丈にするということが真っ先に挙げられると思います。プチプチロールで巻いてからダンボールに入れたり、緩衝材をいれて衝撃に強い梱包をしていくことはほぼ必須です。
また、ギターやターンテーブル、大型のスピーカーのような破損リスクが高いと分かっている商品を発送する際は、あらかじめ梱包方法をインプットしておくとリスクヘッジが可能です。
ブログやYouTubeなどで「ギター 梱包方法」などと検索して、梱包方法をあらかじめインプットしておきましょう！
また、他にもダンボールにマジックやシールなどで、「丁寧に商品を扱ってね！」と意思表示しておくことも大切です。破損リスクが高い商品は下の画像のように、必ず「壊れやすさ」をアピールしましょう！
配達員さんがダンボールの重さを予測できず、落としてしまうリスクなどもあるため重い商品にはマジックで「Heavy」などと大きく書いておくことなんかも効果的かもしれません。
商品が破損して到着してしまった場合の対処方法
では、実際に商品が破損してバイヤーさんに届いてしまった時の対処方法について解説させていただきます。
STEP1：バイヤーさんからメッセージで連絡がくる
商品が破損して到着してしまった場合、バイヤーさんからメッセージで連絡がきたり、クレームを起こされてしまうことが多いです。
ChatgptやDeepl翻訳を駆使して、破損の状態を細かく把握しましょう。
STEP2：バイヤーさんにメッセージを返す
破損の連絡が来た場合、丁寧な文章でバイヤーさんに返信することが大事になってきます。その上で大事なのが状況の整理です。
破損の画像などが送られてきていない場合は、画像を要求することが大切ですし、破損の内容が具体的でなければメッセージで詳細を確認しましょう。
嘘をついて「壊れた」と言ってくるバイヤーさんも一定数いらっしゃいます。自分の送った商品が本当に破損してしまったのかを入念にチェックしましょう。
STEP3：ダメージレポートの提出を要求
自分が送った商品が破損していることを確認できれば、バイヤーさんにダメージレポートの提出を要求しましょう。バイヤーさんからすると商品が破損して届いて、不満に思っている場合が多いので、丁寧にお願いすることが大事になってきます。
ダメージレポートはバイヤーさんの住んでいる地域の郵便局で発行してもらえますので、その旨を文章化しましょう。
下に例文を乗せておきます。
【英語訳】
Hello,
I’m truly sorry to hear that the item arrived damaged.
In order to proceed with the compensation claim, it is absolutely necessary that you (the buyer) submit a Damage Report at your local post office.
Without this official confirmation from the post office, I will not be able to file a claim, and unfortunately, this may also mean that you will not be eligible for a refund or replacement.
Please follow these steps as soon as possible:
1.Bring the damaged item and all original packaging materials to your local post office
2.Inform the staff that you would like to submit a “Damage Report”
3.Send me a copy or a photo of the completed report
I understand this is an inconvenience, but this report is essential for resolving the issue and ensuring that compensation can be processed.
Your cooperation is very much appreciated, and I’ll do everything I can to help once the report is submitted.
Please let me know if you have any questions or need further assistance.
【日本語訳】
こんにちは。
このたびは商品に破損があったとのことで、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありません。
商品の補償申請には、バイヤー様ご本人による「ダメージレポート（損害報告書）」の提出が必要不可欠です。
これは、郵便局が破損を正式に確認しない限り、私も補償を受けることができず、結果としてバイヤー様にも返金・交換ができない可能性があるためです。
以下の手順でのご対応を、できるだけ早くお願いいたします：
1.破損した商品と梱包材を持参のうえ、最寄りの郵便局へ行く
2.郵便局員に「Damage Report（損害報告書）を提出したい」と伝える
3.完了したレポートのコピーや写真を私宛に送っていただく
お手数をおかけして恐縮ですが、この手続きなしでは補償が進まず、問題が解決できない可能性があります。
何卒ご協力いただきますよう、お願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
バイヤーさんからするととても面倒なので、「ダメージレポートを提出しないとあなたも補償を受けられない可能性があるよ」と多少は煽るような文章にすることが大切だったりします。
また、万が一、破損が原因でネガティブフィードバックが付けられたとしても、場合によっては付けられたネガティブフィードバックを削除できたりします。詳しくは下の記事を参考にしてください。
【初心者必見】eBay輸出でのネガティブフィードバック削除方法を徹底解説！
STEP4：補償と返金(場合によっては返品)業務を進める
バイヤーさんがメッセージでダメージレポートの画像などを提出してくれたら、そちらを保管しておきましょう。
郵便局によっては控えを渡さない場合もあるので、その際はバイヤーに提出済みであることを簡単に証明（メッセージや領収書）してもらうと良いです。
発送方法が「EMS」「書留付き」などの補償付きサービスであれば、郵便局で補償請求の手続きができます。
以下のような書類が必要になることが多いです。
- ダメージレポートのコピー
- 発送時の控え（伝票）
- 商品の写真（破損状況がわかるもの）
- 購入者とのやり取りの記録（eBayのメッセージ）
- インボイスや商品金額の証明（eBayの取引明細など）
郵便局の窓口で「損害賠償請求をしたい」と伝えると、書類を案内されます。書類提出後、審査に数週間かかる場合があります。そして承認されれば、送料と商品代金の一部または全額が補償されます。
補償の申請をすることの他に、セラーはバイヤーさんにダメージレポートを提出してもらったら、セラーは商品代金を返金したり、場合によってはバイヤーさんから壊れた商品を返品してもらいましょう。
ダメージレポートは提出日から60日以内に補償請求を行う必要があるので、なるべく早く行いましょう。
最後に
いかがだったでしょうか？こちらの記事では、商品破損の予防方法や対応方法、ダメージレポートなどについて解説させていただきました。あせらずに冷静に丁寧に迅速に対応することが商品破損の対応においては大切です。
面倒ですが、商品破損のようなトラブルにいつでも対応できるようにバイヤーさんからのメッセージは毎日確認しておきましょう。
他にもトラブル対応に関する記事を載せていますで合わせてご確認ください。
【eBay輸出】商品未着のケースオープンの対応方法について詳しく解説
【eBay輸出】リターンリクエスト(返品)の対応方法について注意点も含めて解説 
